Roadmap & Ressourcen

Herausforderungen

  • Knappe interne Ressourcen
  • Saisonale Arbeitsbelastung aufgrund fehlender Abstimmung von Mietvertragslaufzeiten
  • Aufgrund saisonaler Arbeitsbelastung verspätete Vertragsprüfungen/Vorstudien, oberflächliche Steuerung der Prozesse oder Ausbleiben von Prüfungen bei Vertragsablauf
  • Keine Priorisierung von Projekten und reaktives Management kritischer Vertragsdaten
  • Verlust der Verhandlungsmacht durch ungenügende Vorlaufzeiten ergibt suboptimale Verhandlungsergebnisse

Projektvorgehen

  • Aufnahme der relevanten Vertragsdaten wie Flächenart und Größe, Kündigungsdaten und Fristen
  • Definition von Standardprozessen wie Prolongation, Flächenakquise oder Projektentwicklung mit jeweiliger Mindestprozessdauer
  • Bewertung Objektqualität und Marktpotential zur Zuordnung eines Standardprozesses je Objekt
  • Benchmarking und Definition von Critical Dates (= spätmöglichster Zeitpunkt für Prozessstart)
  • Ableitung von Optionen um mögliche Prozessüberlagerungen zu glätten (z.B. Outsourcing von Aufgaben mit geringem finanziellen Auswirkungen/Potenzial oder Ressourcenglättung durch Vorziehen oder Quick- & Dirty-Prolongationen der Verträge)
  • Aufsetzen von Projekt- und Reportingstruktur („Critical Date Alert“), Projektmanagement und Providersteuerung („verlängerte Werkbank“), Ressourcenplanungstools auf FTE-Ebene
  • Tools: graphische Schnittmengenanalyse, Ressourcenplanung

Ergebnisse

  • Ressourcen- und budgetoptimierte To-do-Liste mit Projektstart (=Roadmap) und damit operative Guideline für CREM-Mitarbeiter
  • Kostenreduktion durch vollständige Aufrechterhaltung des strategischen Potenzials in Verhandlungen
  • Optimiertes Outsourcing sowie mittel- bis langfristige Ressourcenplanung im Bereich CREM