Roadmap & Ressourcen

Herausforderungen

• Knappe interne Ressourcen
• Saisonale Arbeitsbelastung aufgrund fehlender Abstimmung von Mietvertragslaufzeiten
• Aufgrund saisonaler Arbeitsbelastung verspätete Vertragsprüfungen/Vorstudien, oberflächliche Steuerung der Prozesse oder Ausbleiben von Prüfungen bei Vertragsablauf
• Keine Priorisierung von Projekten und reaktives Management kritischer Vertragsdaten
• Verlust der Verhandlungsmacht durch ungenügende Vorlaufzeiten ergibt suboptimale Verhandlungsergebnisse

Projektvorgehen

• Aufnahme der relevanten Vertragsdaten wie Flächenart und Größe, Kündigungsdaten und Fristen
• Definition von Standardprozessen wie Prolongation, Flächenakquise oder Projektentwicklung mit jeweiliger Mindestprozessdauer
• Bewertung Objektqualität und Marktpotential zur Zuordnung eines Standardprozesses je Objekt
• Benchmarking und Definition von Critical Dates (= spätmöglichster Zeitpunkt für Prozessstart)
• Ableitung von Optionen um mögliche Prozessüberlagerungen zu glätten (z.B. Outsourcing von Aufgaben mit geringem finanziellen Auswirkungen/Potenzial oder Ressourcenglättung durch Vorziehen oder Quick- & Dirty-Prolongationen der Verträge)
• Aufsetzen von Projekt- und Reportingstruktur („Critical Date Alert“), Projektmanagement und Providersteuerung („verlängerte Werkbank“), Ressourcenplanungstools auf FTE-Ebene
• Tools: graphische Schnittmengenanalyse, Ressourcenplanung

Ergebnisse

• Ressourcen- und budgetoptimierte To-do-Liste mit Projektstart (=Roadmap) und damit operative Guideline für CREM-Mitarbeiter
• Kostenreduktion durch vollständige Aufrechterhaltung des strategischen Potenzials in Verhandlungen
• Optimiertes Outsourcing sowie mittel- bis langfristige Ressourcenplanung im Bereich CREM